Mùa cao điểm thường mang đến lượng khách lớn hơn, đơn hàng tăng nhanh và nhiều cơ hội gia tăng doanh thu cho các quán cà phê, trà sữa, cửa hàng đồ uống. Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn dễ phát sinh những vấn đề trong vận hành, đặc biệt là thiếu nguyên liệu pha chế. Một món đang bán tốt nhưng nguyên liệu bất ngờ hết hàng. Một loại syrup giao chậm. Nền trà không đủ dùng trong những ngày khách tăng mạnh. Hay nhà cung cấp không thể đáp ứng đúng số lượng cần nhập. Những tình huống này nếu không được chuẩn bị từ trước có thể khiến quán phải tạm ngưng món bán chạy, thay đổi công thức đột xuất hoặc bỏ lỡ doanh thu trong thời điểm nhu cầu đang cao. Vì vậy, thay vì chờ đến khi nguyên liệu gần hết mới tìm cách xử lý, chủ quán nên chuẩn bị một kế hoạch quản lý nguyên liệu mùa cao điểm rõ ràng ngay từ đầu. Vậy quán cần chuẩn bị những gì để luôn chủ động về nguyên liệu?
Không phải tất cả nguyên liệu trong kho đều có mức độ quan trọng giống nhau.
Một số sản phẩm chỉ được sử dụng cho một vài món ít bán, trong khi một số nguyên liệu lại xuất hiện trong nhiều món chủ lực. Nếu những nguyên liệu này bị thiếu, hoạt động bán hàng có thể bị ảnh hưởng ngay lập tức.
Trước mùa cao điểm, quán nên rà soát lại danh sách nguyên liệu và xác định:
Nguyên liệu đang được sử dụng cho món bán chạy.
Nguyên liệu dùng cho các món signature.
Nguyên liệu xuất hiện trong nhiều công thức.
Sản phẩm khó tìm nguyên liệu thay thế.
Nguyên liệu có thời gian nhập hàng lâu.
Những sản phẩm đang có tốc độ tiêu thụ tăng nhanh.
Ví dụ, một loại syrup trái cây có thể được sử dụng đồng thời cho trà trái cây, soda và yogurt. Khi sản phẩm này hết hàng, không chỉ một món bị ảnh hưởng mà nhiều món trong menu có thể phải tạm ngưng.
Do đó, việc xác định trước những nguyên liệu quan trọng sẽ giúp quán biết sản phẩm nào cần ưu tiên kiểm soát tồn kho thay vì nhập hàng theo thói quen.
Một trong những sai lầm phổ biến khi quản lý nguyên liệu là chỉ nhìn vào số lượng tồn kho.
Ví dụ, kho còn 10 chai syrup có thể khiến chủ quán cảm thấy vẫn còn đủ hàng. Nhưng nếu bình thường quán sử dụng 2 chai/ngày và bước vào mùa cao điểm có thể sử dụng 3–4 chai/ngày thì lượng hàng này thực tế không còn nhiều.
Vì vậy, thay vì chỉ hỏi:
“Kho còn bao nhiêu?”
hãy hỏi:
“Số nguyên liệu này còn đủ sử dụng trong bao nhiêu ngày?”
Để dự trù nguyên liệu chính xác hơn, quán có thể dựa trên:
Số lượng ly bán trung bình mỗi ngày.
Doanh số của những ngày cao điểm trước đó.
Mức tiêu thụ nguyên liệu của từng món.
Dự kiến lượng khách trong thời gian tới.
Thời gian nhà cung cấp giao hàng.
Đặc biệt, những ngày cuối tuần, lễ, mùa nóng hoặc thời điểm một món đang được khách quan tâm nhiều có thể khiến nhu cầu nguyên liệu tăng nhanh.
Dự trù nguyên liệu không nên chỉ dựa vào thói quen nhập hàng, mà cần dựa trên tốc độ tiêu thụ thực tế.
Sau khi biết tốc độ tiêu thụ, bước tiếp theo là xác định mức tồn kho an toàn.
Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu mà quán nên duy trì để có đủ thời gian xử lý khi nguồn hàng gặp vấn đề.
Ví dụ, nếu một nguyên liệu mất khoảng 2–3 ngày để nhập lại, quán không nên đợi đến khi kho chỉ còn đủ dùng trong một ngày mới đặt hàng.
Đặc biệt với những nguyên liệu quan trọng, cần tính thêm những trường hợp như:
Nhà cung cấp giao hàng chậm.
Sản phẩm tạm thời hết hàng.
Nhu cầu tiêu thụ tăng đột biến.
Đơn hàng nhập bị thiếu số lượng.
Mức tồn kho an toàn giúp quán có thêm thời gian xoay xở thay vì rơi vào tình trạng “hết hàng rồi mới bắt đầu tìm cách xử lý”.
Tuy nhiên, tồn kho an toàn không có nghĩa là nhập càng nhiều càng tốt.
Nếu nhập quá mức cần thiết, quán có thể gặp tình trạng hàng tồn lâu, khó kiểm soát hạn sử dụng, tăng hao hụt và vốn bị nằm trong kho.
Mục tiêu là:
Đủ hàng để bán – đủ thời gian để xoay – không tồn kho quá mức.
Trong mùa cao điểm, nguồn cung nguyên liệu cũng là một yếu tố quán cần đặc biệt quan tâm.
Nếu một nguyên liệu quan trọng chỉ có duy nhất một nguồn nhập, khi nhà cung cấp gặp vấn đề, quán gần như không có phương án xử lý ngay lập tức.
Với những nguyên liệu thiết yếu, chủ quán nên chủ động tìm hiểu thêm:
Có nhà cung cấp dự phòng không?
Có sản phẩm tương đương nào trên thị trường không?
Thời gian giao hàng của từng nguồn là bao lâu?
Chất lượng và đặc tính sản phẩm có phù hợp với công thức hiện tại không?
Không nhất thiết phải thay đổi nhà cung cấp thường xuyên. Nhưng việc có sẵn một phương án dự phòng sẽ giúp quán giảm đáng kể rủi ro khi nguồn hàng chính gặp vấn đề.
Đặc biệt với những món đang bán chạy, tính ổn định của nguồn nguyên liệu cũng quan trọng không kém chất lượng sản phẩm.
Đây là một trong những phương án quan trọng nhất để quán không bị gián đoạn menu khi nguyên liệu gặp vấn đề.
Ví dụ, một món trà trái cây đang bán tốt sử dụng syrup cherry. Nếu sản phẩm tạm thời không có hàng, quán có thể nghiên cứu trước những lựa chọn như mứt cherry, fruit mix hoặc một sản phẩm cherry tương đương.
Tuy nhiên, không nên thay thế nguyên liệu một cách trực tiếp mà chưa kiểm tra.
Các sản phẩm khác nhau có thể có sự chênh lệch về:
Độ ngọt.
Độ chua.
Độ đậm hương.
Màu sắc.
Kết cấu.
Định lượng sử dụng.
Vì vậy, quán nên test trước và xây dựng công thức thay thế rõ ràng.
Có thể chuẩn bị:
Công thức A: nguyên liệu chính.
Công thức B: nguyên liệu thay thế 1.
Công thức C: nguyên liệu thay thế 2.
Khi nguồn hàng chính bị gián đoạn, nhân viên chỉ cần chuyển sang công thức đã được chuẩn hóa thay vì tự điều chỉnh trong lúc quán đang đông khách.
Một cách giúp quán quản lý nguyên liệu linh hoạt hơn là lựa chọn những sản phẩm có thể sử dụng cho nhiều công thức.
Ví dụ một loại syrup trái cây có thể ứng dụng trong:
Trà trái cây.
Soda.
Yogurt.
Mocktail.
Đá xay.
Khi một nguyên liệu có nhiều ứng dụng, quán sẽ dễ xoay vòng hàng hóa hơn.
Nếu một món bán chậm, nguyên liệu vẫn có thể được sử dụng cho món khác. Nếu một món bất ngờ trở thành xu hướng, quán cũng có thể phát triển thêm công thức từ những nguyên liệu đang có.
Đây cũng là cách giúp quán hạn chế tình trạng:
Một nguyên liệu chỉ dùng cho một món → món không bán → nguyên liệu tồn kho.
Khi xây dựng menu, chủ quán vì thế không chỉ nên quan tâm đến việc món có hấp dẫn hay không, mà còn cần tính đến khả năng ứng dụng của nguyên liệu phía sau món nước đó.
Trước khi lượng khách tăng mạnh, đây là thời điểm phù hợp để quán kiểm tra lại menu.
Hãy đặt ra một số câu hỏi:
Món nào đang bán chạy nhất?
Nguyên liệu nào quyết định những món đó?
Có nguyên liệu nào đang được sử dụng cho quá nhiều món không?
Có nguyên liệu nào chỉ phục vụ một món?
Nếu nguyên liệu chính hết, món đó có phương án thay thế không?
Công thức thay thế đã được nhân viên biết và thực hiện đúng chưa?
Qua quá trình này, chủ quán có thể phát hiện những “điểm nghẽn” trong menu trước khi chúng trở thành vấn đề thực tế.
Một menu tốt không chỉ cần nhiều món để khách lựa chọn.
Menu tốt còn phải đủ linh hoạt để quán có thể vận hành ổn định khi nhu cầu tăng cao.
Chuẩn bị nguyên liệu thay thế nhưng không hướng dẫn nhân viên cách sử dụng thì kế hoạch dự phòng vẫn chưa hoàn chỉnh.
Nhân viên cần biết:
Nguyên liệu nào được phép thay thế.
Sử dụng định lượng bao nhiêu.
Công thức thay thế thực hiện như thế nào.
Khi nào cần báo lại cho quản lý.
Có được tự ý thay đổi nguyên liệu hay không.
Điều này đặc biệt quan trọng trong giờ cao điểm.
Khi lượng đơn tăng liên tục, nhân viên không có nhiều thời gian để tự thử nghiệm hoặc điều chỉnh công thức.
Công thức càng rõ ràng, quy trình càng dễ thực hiện và chất lượng đồ uống càng ổn định.
Mùa cao điểm là cơ hội để quán tăng trưởng, nhưng để tận dụng được cơ hội đó, việc chuẩn bị nguyên liệu cần được thực hiện từ trước.
Quán không nhất thiết phải có một kho thật lớn hay nhập thật nhiều sản phẩm.
Điều quan trọng hơn là biết:
Nguyên liệu nào quan trọng.
Tốc độ tiêu thụ đang như thế nào.
Khi nào cần nhập thêm.
Nguồn cung có đủ ổn định không.
Nếu nguyên liệu hết thì có phương án thay thế nào.
Và nhân viên đã sẵn sàng xử lý tình huống đó hay chưa.
Một quán vận hành chủ động sẽ không chờ đến lúc nguyên liệu hết mới tìm cách giải quyết.
Thay vào đó, mọi phương án đã được chuẩn bị từ trước để khi lượng khách tăng, quán vẫn có thể duy trì những món bán chạy, giữ chất lượng đồ uống và hạn chế gián đoạn hoạt động.
Mùa cao điểm là lúc quán cần tập trung bán hàng, phục vụ khách và tăng doanh thu — không phải chạy đi tìm nguyên liệu vào phút cuối.
Chúng tôi hoạt động tập trung trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm Nguyên liệu pha chế và Thực phẩm cho các hệ thống F&B, Horeca hoạt động tại thị trường Việt Nam.
Là đối tác của 30+ thương hiệu lớn và uy tín trong và ngoài nước, chúng tôi cam kết nguồn hàng 100% chính hãng, chính sách giá cạnh tranh, giải pháp cung ứng linh hoạt để giúp các hệ thống F&B luôn yên tâm trong kế hoạch phát triển, mở rộng của mình
